供应商采购指南


如何申请加入世界粮食计划署注册供应商名册

        

如果你的公司是食品、商品或服务项目的制造商或贸易商,你可以申请加入世界粮食计划署注册供应商名册。想与世界粮食计划署做生意的供应商请先完成“供应商登记表”部分,包括输入公司详细信息等几个步骤。之后向中国办公室物资与服务采购部门提交您的登记表,我们的供应商管理委员会将审查你完成的供应商概况与注册。随后,将通知你的申请结果。由于有意向的供应商非常多,我们希望尽可能找到最佳的供应商,这一过程可能时间较长,并且极具竞争性。

由于我们经常在复杂的紧急形势下活动,我们必须能够依靠由可靠且声誉良好的供应商组成的强有力的供应链——没有反复试验的余地。

在世界粮食计划署供应商名册上注册意味着什么?

一旦注册,如果世界粮食计划署认为供应商在供应的货物、商品与服务以及项目的最终卸货港/最终交付点等方面具有竞争力,就会邀请该供应商投标。

注册是获得投标邀请的一项要求

要获得世界粮食计划署的投标并且出价被视为有效,供应商必须位于世界粮食计划署注册供应商名册上。

注册并不意味着将获得世界粮食计划署发布的每份招标邀请书

注册意味着公司被登记在了我们关于特定货物、商品与服务的潜在供应商数据库中。

注册状态并非无限期的

如果表现很差、没有回应或者出价没有竞争性,世界粮食计划署保留从数据库里删除供应商的权利。

供应商注册与资格指南

 与联合国签订合同的合法资格。

 提供的商品与服务对世界粮食计划署的项目和计划是有意义的并且/或者公司具备必要的专业和技术胜任能力。

 商品与服务:拥有在产品使用国提供安装、培训和售后服务和/或维修的能力。

 愿意派遣公司员工到项目所在地(商品与服务)。

 能够提供必要语言版本的技术手册、说明书和备件列表。

 公司作为一家已设立的企业至少具备三年的历史。

 公司接受世界粮食计划署的一般交易条件,包括付款条件(见下一节)。

 至少向世界粮食计划署提供了三个贸易证明人。

付款条款

世界粮食计划署的一般付款条款是:
• 对于食品采购,在提交必要文件后的4天内,在收到船运单据后凭电汇付款。
• 对于商品与服务,在世界粮食计划署妥当收到采购定单中指定文件后的30天内,或者在目的地收到商品后,通过银行转账付款。对于提前付款折扣,世界粮食计划署可能考虑更短的期限付款。
•  世界粮食计划署不接受信用证、预付款项或委托付款给第三方的要求 。

征求报价书——投标程序

食品通常是通过竞争性投标程序采购的。由于采购量大,罗马和/或地区局/国别办公室定期发布征求报价书,并发送给候选投标商。遵守投标的各项条件对于竞标成功至关重要。

长期协定(商品与服务)

作为世界粮食计划署改进经常非粮食项目的采购战略的一部分, 商品与服务采购部门已经签订了许多长期协定。尽管合同是在罗马签订的,其主要使用者是直接向供应商订货的各国办公室。目前已签定了电信设备、燃料、文具以及总部需要的一些服务的长期合同。长期协定极大缩短了采购周期,并建立了战略供应链联盟。

世界粮食计划署长期协定的主要特点是:

• 在合同的有效期内,协定不保证最低或最高承购量,并且契约性地约束供应商以仓库交货的方式交付特定的约定数量。招标文件里提供了关于以前年度采购的指示性历史信息。为了减少存货水平,从而减少运营紧急存货的间接成本,长期协定将包括更多关于供应商库存管理的条款。

• 协定不具有排他性。如果供应商无法在要求时间内交货,世界粮食计划署将从市场上寻求供应商。

• 鉴于签订主要产品与服务的长期协定的趋势,这些产品与服务项目的供应商有必要尽早表示对参加投标程序的积极兴趣。在未来几年里,长期协定将在世界粮食计划署的国际采购中占据愈加重要的地位。

商品与服务的交付

• 食品采购——时间是世界粮食计划署合同的核心因素。供应商应严格遵守合同中规定的交付时间。如果违背了这一重要条件,世界粮食计划署有权否认合同有效。招标文件将说明邀请供应商投标的国际贸易条件。世界粮食计划署一般要求离岸价格(FOB)、成本加运费价格(CFR)、未完税交货(DDU)或货交承运人(FCA)条件。
• 商品与服务——如果交付给总部或在本地采购,非粮食类的采购一般基于未完税交货(DDU)进行。国际采购,不论运往国别办公室还是由国别办公室实施,通常是基于运费及保险费付至(CIP)或到岸价格(CIF)条件。非粮食类采购的付款取决于合同的交付条款,通常在提交文件或交付后30天内进行。

包装

食品:世界粮食计划署以散装或杂货的形式采购谷类,应有必要的空/印刷好的袋子随同装船。根据货物规格,需要将加工货物装入标准尺寸的袋子或罐子。各招标文件将说明袋子的标记,供应商应确保遵守具体标记要求(经常是多种颜色、标志和文本)。

商品:商品经常交付给世界上一些最偏远的地方。将商品运输到这些地区要求牢固的包装,以保障商品的安全,因为这些商品经常抵达设备不齐全的港口,并通过铁路、卡车、驳船等被运往不同的目的地。世界粮食计划署活动的许多地区的运输基础设施充其量也就是达到最基本的水平。供应商应特别注意尽管从他们工厂里离开的商品可能最初是以集装箱的形式进行空运或海运的;最后的运输路程可能涉及到相当不安全的途径。因此,包装应当考虑到包括最终目的地在内的所有运输路程。

此外,包装的设计必须保护商品免于极端温度和湿度的损伤。鼓励供应商提供关于改善包装规格的建议。

验货

为了保护世界粮食计划署免于遭受不合格商品被运往遥远地区然后被拒收的风险,世界粮食计划署可指定独立的监督公司对定单进行检验。生产期间或发送之前的检验费用由世界粮食计划署支付。但是,如果由于供应商的过失不得不重复验货,监督公司对同一份定单第二次验货的费用应由供应商直接支付。验货必须在采购定单中规定的交付期限内完成。.

装船前验货由世界粮食计划署指导,不影响世界粮食计划署在交付后对所有项目进行最终检验的权利,不损害世界粮食计划署由于供应商的表现而可能获得的任何合法或合理的补救措施。供应商在接受定单的同时被视为已经同意世界粮食计划署可能在交付前要求验货。应当强调的是,装船前的验货并不减轻供应商的合同义务。

交付与船运

在世界粮食计划署的大多数合同里,“时间是核心”。供应商应严格遵守合同里规定的交付时间。如果违背了这一重要条件,世界粮食计划署有权否认合同有效。世界粮食计划署保留因延期交付或短货从供应商发票中扣除违约金的权利。在投标邀请书和采购定单中都说明和包括了违约金条款的详细情况。

运费付至(CPT)或成本加运费价格(CFR)定单的供应商应及时向收货人提供关于船运的全面详细情况,并与采购定单确认书一起将“船运详细资料表”邮寄过来。成本加运费价格(CFR)条件的货物供应商应遵守我们的运输规格(包括船的类型等),并将收到我们船运部门的具体指示。应通知收货人关于世界粮食计划署货物转运商安排的船运情况。根据合同条款,供应商有责任与转运人合作并配合交货。

免税

世界粮食计划署采购的食品、商品与服务免除所有税务和关税。但是,在少数情况下,接受方政府可能征收税金和关税。这种情况下,希望供应商立即联系世界粮食计划署,以达成一个共同接受的解决方案。

特约条款

食品:所有货物定单都应在原产国发送之前对质量和数量进行检验。如果质量分析表明粮食不符合要求的技术规格,世界粮食计划署保留拒绝接受货物的权利。

商品与服务:世界粮食计划署要求供应商以书面形式保证根据定单准备的所有物品都是新的、未使用过的。销售商必须以书面形式进一步保证所有项目完全符合定单的全部要求,并且已验收的样本(如果有的话)符合预期目的,在材料、工艺和/或设计上没有任何缺陷。

任何问题?

您是否仍然认为您的公司有意成为世界粮食计划署的供应商?我们希望这份简要的指南已经说明了我们做些什么以及我们是如何做生意的,并能够帮助您做出决定——但是,如果您仍然对于您是否有资格与我们合作感到不确定,我们将竭尽全力进一步向您提供及时和实用的信息,帮助消除您的疑虑。请进一步咨询:wfp.chinaprocurement@wfp.org